Equilibrio entre el intercambio de
documentos y la seguridad corporativa
tomado de www.pc-news.com
Hoy más que nunca, los riesgos para la información
corporativa son mayores. Con sólo oprimir un botón, los planes
de comunicación e información sobre el desarrollo de productos
pueden hacerse públicos a una audiencia global en segundos. El
culpable podría ser un empleado inconforme o podría ser que,
por error, un ejecutivo no escriba correctamente una dirección
de correo electrónico y envíe archivos confidenciales a la
persona equivocada.
No importa cómo suceda, las brechas de seguridad de la
información le están costando mucho a las compañías en
términos de una imagen corporativa dañada, pérdida de ingresos
y calendarios de desarrollo de producto no cumplidos. El
incremento de las amenazas a la información hace que los
profesionales de Comunicaciones y Legal tengan que repensar cómo
se entrega la información, quién tiene el potencial para
recibirla y qué pasos se pueden tomar para evitar el acceso no
autorizado a los materiales. La proliferación del correo
electrónico y la Web se han agregado al reto debido a que los
documentos digitales ahora pueden viajar alrededor del mundo en
menos tiempo del que toma introducir la misma información
impresa dentro de un sobre.
Por suerte, varios proveedores de soluciones y profesionales de
negocios están respondiendo a la necesidad de asegurar y
controlar el intercambio de información. Las tecnologías para
hacer redes seguras y autenticar usuarios abundan, al tiempo que
los gerentes IT y otros especialistas en seguridad están
colaborando con los gerentes departamentales para encontrar
políticas y aplicaciones fáciles de ejecutar que mantengan los
documentos y la información fluyendo hacia la gente correcta en
el momento correcto.
Compartir públicamente información privada
Los empleados de Comunicaciones a menudo tienen el privilegio de
ser los primeros en conocer información confidencial de la
compañía. Sin embargo, esto tiene sus propios retos. Por lo
menos, generar las comunicaciones implica generalmente un
esfuerzo de equipo, con empleados trabajando con varios
ejecutivos y otros especialistas de contenido. Conforme se
incrementa el número de gente que aporta ideas y revisa los
materiales, también se elevan los problemas legales potenciales
y las amenazas a la seguridad de la información. Resulta un
desafío paralelo asegurar que las comunicaciones delicadas y de
uso interno conserven su confidencialidad después de darlas a
conocer a los empleados.
Según John Landwehr, director de soluciones y estrategia de
seguridad de Adobe, “no hay una constante en los diferentes
modelos de negocio para asegurar la información. A menudo las
compañías dedican enormes recursos a asegurar los sistemas que
almacenan los datos del negocio pero poco hacen para proteger los
documentos que pueden contener la misma información
confidencial, o incluso un nivel mayor de confidencialidad”.
La realidad es que cualquier estrategia para proteger la
información corporativa y mejorar los procesos de Comunicaciones
tiene que resolver también la seguridad al nivel de documentos,
además de la seguridad de la red. Sin ella, los documentos
pueden compartirse y copiarse a voluntad, abriendo las
posibilidades de que la información privada termine en sitios
Web públicos.
Proteger los procesos de documentos
Algunas soluciones para la creación, colaboración y
distribución segura de documentos pueden evitar que los
receptores hagan cambios no deseados al contenido de los
documentos y restringir el acceso a los documentos e incluso
definir cuánto tiempo pueden tener acceso a ellos.
Funcionalidades de software como el Acrobat Professional y el
LiveCycle de la firma Adobe están siendo utilizados por
profesionales de las áreas Legal y de Comunicaciones en todo el
mundo. Estas soluciones se integran cómodamente a los procesos y
tecnologías existentes y le permiten al personal distribuir
materiales como archivos PDF seguros e independientes de las
plataformas y aplicaciones que en ellas corran.
Un punto central para satisfacer la necesidad de asegurar
documentos es establecer primero el tipo de seguridad y controles
asociados con cada documento. Como comenta Landwehr, “es
vital implementar un mecanismo que el personal pueda seguir
fácilmente, no sólo algunos especialistas en seguridad IT. Esto
es porque las estrategias de seguridad de documentos exitosas
dependen de que todos los empleados las sigan. Si las soluciones
de seguridad están disponibles para muy pocos empleados o son
muy complicadas, el personal continuará enviando documentos
inseguros”. El objetivo de cualquier estrategia es entonces,
encontrar una solución que satisfaga las necesidades
comerciales, al tiempo que reconoce la realidad que rodea el
trabajo de los empleados y el acontecer cotidiano de la empresa.
¿Qué considerar cuando se agrega seguridad a los
documentos?
Es importante considerar lo siguiente cuando se busca asegurar
las comunicaciones:
Las audiencias globales requieren un modelo global
Debido a que el personal de Comunicaciones trabaja frecuentemente
con grupos corporativos mundiales, el proceso y las capacidades
tecnológicas de cada región tienen que ser considerados. En
muchos casos, las soluciones que están demasiado centralizadas
requieren mucha capacitación o es muy costoso implementarlas:
simplemente no son viables. Para equilibrar la necesidad de
seguridad con las condiciones reales de presupuesto y de personal
de las oficinas remotas, las compañías están adoptando
soluciones para permitir a los empleados entregar documentos
seguros por sí mismos, sin requerir tecnología cara o soporte
continuo del personal IT.
Sus documentos son tan seguros como su estrategia de seguridad
Lo último que los profesionales de Comunicaciones y Legal
quieren es que un próximo anuncio se dé a conocer antes de su
liberación oficial. Pero esto es exactamente lo que está
sucediendo en muchas empresas en el mundo. Cuándo y cómo se
filtra la información sigue siendo un misterio, pero el impacto
de la fuga es más que real. Al distribuir documentos previos de
productos no asegurados y materiales de mercadotecnia, los
empleados elevan la probabilidad de que se pierda el control de
la información delicada.
Para resolver el problema, muchas compañías están creando y
distribuyendo materiales como archivos protegidos mediante
contraseñas que en algunos casos también contienen límites
integrados de cuánto tiempo estarán disponibles los materiales
para su revisión. Esto significa que los documentos enviados a
oficinas regionales o incluso a socios externos bajo
no-divulgación peden estar disponibles para su revisión sólo
durante uno o dos días; establecer límites de tiempo ayuda a
asegurar que la información confidencial no viva para siempre
fuera de su organización.
La protección del contenido mejora el control
Los profesionales de Comunicaciones enfrentan de manera rutinaria
problemas legales en torno a marcas y patentes. Por ejemplo, las
marcas registradas y otros identificadores pueden desaparecer de
las páginas durante los procesos de revisión o pueden aplicarse
de forma inadecuada a los puntos. También pueden hacerse cambios
a datos financieros, fechas y otros puntos que no deben
alterarse. Al entregar materiales en un formato a los que la
gente pueda tener acceso pero no cambiar, es posible obtener la
retroalimentación necesaria, sin preocuparse por que se hagan
ediciones no deseadas al contenido principal.
Lo que ve no siempre es lo que recibe
Como lo demuestran las noticias recientes, a menudo los
documentos electrónicos contienen más detalles de lo que
aparentan. Por ejemplo, los abogados de SCO Group aprendieron
esto en carne propia después de presentar documentos a la corte
en archivos de texto enriquecido como parte de su demanda contra
DaimlerChrysler y Autozone. Desgraciadamente, los abogados de SCO
no se dieron cuenta de que el historial y los metadatos de un
documento, incluyendo el texto original y los cambios
posteriores, podían verse fácilmente. Como resultado, se
reveló que la firma en un principio quería presentar una
demanda contra BofA, no contra DaimlerChrysler (algo que por
supuesto SCO no quería que se supiera). Como lo ilustra la
experiencia de SCO Group, los gerentes tienen que darse cuenta de
que muchos formatos comunes de documentos electrónicos a menudo
pueden revelar muchos detalles que es mejor mantener en secreto.